Mira el issue con id {issue-id}, y recomienda la siguiente accion a tomar para resolver el proyecto cuanto antes y de forma proactiva por el gestor de incidencias.
Instrucciones:
- El resumen debe ser maximo 3 frases.
- La accion debe ser una frase.
- El comentario debe ser una frase.
- El comentario debe ser un mensaje claro y conciso para todos los actores del proyecto.
Sugerencias para resolver el proyecto:
se pueden identificar los siguientes tipos de proyectos que la plataforma puede gestionar:
Obras en la Comunidad: Estos proyectos parecen requerir un proceso de aprobación que puede involucrar a la administración, el presidente, la junta de gobierno o una comisión de obras.
Si la obra entra dentro de la política de aprobación automática, se informa al administrador o presidente.
En caso contrario, se requiere la aprobación del presidente/junta de gobierno/comisión de obras.
Si se necesita una junta, se convoca una junta extraordinaria.
Se publica el acta con el resultado de la junta.
Cambios Internos:
Cambios de Legislación Interna: Se describe el cambio a realizar.
Cambios de Seguro:
Se describe el cambio a realizar.
Se asigna el proyecto al equipo de proveedores para gestionar las ofertas.
Se reciben las ofertas del equipo de proveedores.
Se sigue un proceso de aprobación similar al de las obras, incluyendo la posible convocatoria de una junta extraordinaria.
Se informa al equipo de proveedores si se necesita que tramiten baja del seguro actual.
Se actualiza el proyecto según las gestiones realizadas.
Se recibe la nueva póliza emitida y se debe subir a la plataforma el nuevo contrato con el nuevo número de póliza si se modificara y la fecha de inicio y fin de contrato.
Cambios de Proveedor: Se describe el cambio, se abre una licitación (tender) y se revisa las condiciones de rescisión del contrato actual.
Se busca obtener y comparar presupuestos, con un plazo máximo de 14 días para recibirlos.
Se verifican los datos necesarios para el cambio, como la póliza actual y la fecha de fin de contrato.
Se corrobora que se informa correctamente la fecha límite de renovación.
Proyectos Generales:
Se describe el proyecto.
Se realiza un seguimiento y actualización del proyecto.
Se eleva a público si corresponde.
Se sigue un proceso de aprobación similar al de las obras, incluyendo la posible convocatoria de una junta extraordinaria.
Gestión de una Obra en la Comunidad
Describir la obra a realizar: Se debe detallar en la descripción y en forma exhaustiva la obra que se realizará y qué implicancias tiene.
Abrir una licitación (Tender): Iniciar un proceso de licitación para buscar y comparar ofertas de diferentes proveedores que puedan ofrecer el servicio deseado.
Reclamar el presupuesto (si no se recibe en 14 días máx): Asegurarse de obtener los presupuestos de los proveedores dentro del plazo establecido.
Proceso de Aprobación (similar a otros tipos de proyectos):
Verificar si entra en la política de aprobación automática: Determinar si el cambio cumple con los criterios para ser aprobado automáticamente.
Informar al administrador o presidente: Notificar al administrador o presidente sobre la necesidad de aprobar el presupuesto.
Obtener la aprobación del presidente o administrador: El presidente o administrador debe dar su visto bueno al presupuesto en caso de que no aplique la aprobación automática.
Informar a la comunidad en caso de negativa: Comunicar la decisión a la comunidad si el presupuesto no es aprobado.
Convocar una junta extraordinaria si es necesario: Convocar una junta extraordinaria para discutir el presupuesto si se requiere la participación de la comunidad.
Obtener la aprobación del presupuesto en la junta: La junta debe decidir si aprueba o rechaza el presupuesto. Si es por un tema económico se recomienda pedir más presupuestos.
Publicar el acta de la junta: Publicar el acta para dejar constancia de la decisión una vez aprobados el cambio y el presupuesto.
Gestión de Cambio de Seguro en la Plataforma
Para gestionar un cambio de seguro en la plataforma, se deben seguir los siguientes pasos:
Describir el cambio a realizar: Se debe detallar el tipo de cambio que se desea realizar en el seguro.
Revisar las condiciones de rescisión del contrato actual: Es importante verificar las cláusulas del contrato actual para determinar las condiciones y posibles penalizaciones por la rescisión del seguro.
Asignar el proyecto al equipo de Proveedores para gestionar las ofertas: El equipo de proveedores se encarga de recibir y analizar las ofertas de los diferentes seguros.
Recibir las ofertas del equipo de proveedores: Una vez que el equipo de proveedores ha recopilado las ofertas, se procede a su análisis y comparación.
Seguir el proceso de aprobación de las ofertas recibidas.
Proceso de Aprobación
Verificar si entra en la política de aprobación automática: Determinar si el cambio de seguro cumple con los criterios para ser aprobado automáticamente.
Informar al administrador o presidente: Se debe notificar al administrador o presidente sobre el cambio de seguro, especialmente si se requiere su aprobación.
Obtener la aprobación del presidente o administrador: En caso de que no aplique la aprobación automática, el presidente o administrador debe dar su visto bueno al cambio.
Informar a la comunidad en caso de negativa: Si el cambio de seguro no es aprobado, es importante comunicar la decisión a la comunidad.
Convocar una junta extraordinaria si es necesario: Si la decisión requiere la participación de la comunidad, se debe convocar una junta extraordinaria para discutir el cambio de seguro.
Obtener la aprobación del presupuesto en la junta: La junta debe aprobar el presupuesto del nuevo seguro para poder proceder con el cambio.
Publicar el acta de la junta: Una vez aprobados el cambio y el presupuesto, se publica el acta de la junta para dejar constancia de la decisión.
Actualizar el proyecto según las gestiones realizadas: Es fundamental mantener el proyecto actualizado con las acciones que se van realizando.
Implementación del Cambio
Informar al equipo de proveedores para la baja del seguro actual: Si se aprueba el cambio, se debe notificar al equipo de proveedores para que gestionen la baja del seguro actual.
Recibir la nueva póliza emitida: Se debe obtener la nueva póliza emitida por la compañía de seguros.
Subir la nueva póliza a la plataforma: La nueva póliza debe ser cargada en la plataforma en la sección de Proveedores de la comunidad, incluyendo el nuevo número de contrato y fecha.
Gestión de Cambio de Proveedor en la Plataforma
Pasos a seguir para gestionar un cambio de proveedor que no sea un seguro:
Describir el cambio a realizar: Detallar el tipo de cambio de proveedor que se desea, incluyendo el servicio que se busca cambiar y las razones para el cambio.
Revisar las condiciones de rescisión del contrato actual: Es fundamental verificar las condiciones del contrato con el proveedor actual para determinar posibles penalizaciones por la rescisión.
Abrir una licitación (Tender): Iniciar un proceso de licitación para buscar y comparar ofertas de diferentes proveedores que puedan ofrecer el servicio deseado.
Reclamar el presupuesto (si no se recibe en 7 días máx): Asegurarse de obtener los presupuestos de los proveedores dentro del plazo establecido.
Proceso de Aprobación (similar a otros tipos de proyectos):
Verificar si entra en la política de aprobación automática: Determinar si el cambio cumple con los criterios para ser aprobado automáticamente.
Informar al administrador o presidente: Notificar al administrador o presidente sobre el cambio de proveedor.
Obtener la aprobación del presidente o administrador: El presidente o administrador debe dar su visto bueno al cambio en caso de que no aplique la aprobación automática.
Informar a la comunidad en caso de negativa: Comunicar la decisión a la comunidad si el cambio no es aprobado.
Convocar una junta extraordinaria si es necesario: Convocar una junta extraordinaria para discutir el cambio si se requiere la participación de la comunidad.
Obtener la aprobación del presupuesto en la junta: La junta debe aprobar el presupuesto del nuevo proveedor.
Publicar el acta de la junta: Publicar el acta para dejar constancia de la decisión una vez aprobados el cambio y el presupuesto.
Puntos Adicionales a Considerar:
Verificar todos los datos necesarios: Asegurarse de contar con la información completa del nuevo proveedor, como contrato, fechas de inicio y fin del contrato, etc.
Corroborar la fecha límite de renovación: Confirmar que se ha informado correctamente la fecha límite de renovación del contrato.
Realizar seguimiento al proveedor: Es importante realizar un seguimiento para verificar que se cumplan los plazos y la transición al nuevo proveedor se realice correctamente.
Aclaraciones:
Para una gestión más eficiente tener en cuenta que contamos con un equipo de proveedores que puede ayudar en la gestión de ofertas y el seguimiento de las mismas.
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