公文写作 (Chinese Official Document Writing)

一、撰写前必读：四步定位法

写任何公文之前，先回答这四个问题。回答清楚之前不要动笔。

第 1 步：确定文种 (Document Type)

不同诉求对应不同文种。用错文种是公文写作最常见的硬伤。 详见 references/document_types.md。

快速判断表：

我想做什么	用哪个文种
告诉下级或同级一件事	通知
向上级请求批准、答复	请示（一文一事，不夹叙夹议）
向上级汇报工作	报告（不得在报告中夹带请示事项）
答复下级的请示	批复
不相隶属机关之间商洽工作	函
对重要问题提出见解和处理办法	意见
记录会议主要情况和议定事项	纪要
表彰先进、批评错误、传达重要精神	通报
公布应当遵守或周知的事项	通告 / 公告
党组织作出重大决策、部署重要工作	决议 / 决定
个人总结履职情况	述职报告（非法定，企业/事业常用）
阶段性回顾工作	工作总结（非法定）

第 2 步：确定行文方向 (Direction)

每个文种有规定的行文方向，错了就是"越权""越级"。

方向	适用文种
上行文 (向上级)	请示、报告、议案
下行文 (向下级)	命令、决定、决议、通知、通报、批复、意见 (大部分场景)
平行文 (不相隶属)	函
多向	意见、通知 可上可下可平（取决于内容）

核心规则：

• 请示只能逐级上行，不得越级（特殊情况除外，须抄送被越过的机关）
• 报告不得夹带请示事项（这是高频考点也是工作中常见错误）
• 不相隶属机关禁用通知，用函

第 3 步：确定格式 (Format)

党政机关公文必须符合 GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》。详见 references/format_standard.md。

核心要素（按从上到下顺序）：

1. 版头 (份号 / 密级 / 紧急程度 / 发文机关标志 / 发文字号 / 签发人)
2. 主体 (标题 / 主送机关 / 正文 / 附件说明 / 发文机关署名 / 成文日期 / 印章 / 附注)
3. 版记 (抄送机关 / 印发机关 / 印发日期)

标题三要素： 发文机关 + 关于 + 事由 + 文种

• 正例：国务院关于深化国有企业改革的指导意见
• 反例：关于深化改革的通知 (缺发文机关、事由不明)

字体字号（重要）：

• 正文：仿宋_GB2312 三号
• 一级标题：黑体 三号
• 二级标题：楷体_GB2312 三号 (加粗)
• 三级标题：仿宋_GB2312 三号 (加粗)
• 页边距：上 37mm 下 35mm 左 28mm 右 26mm
• 行间距：固定值 28-29 磅

企业公文格式相对灵活，但述职报告/工作总结也有惯例 (见 examples/).

第 4 步：选择套语 (Language Patterns)

公文语言庄重、简洁、规范，大量使用固定套语。详见 references/language_patterns.md。

几条铁律：

• 不用感叹号（"！"），公文从不"激动"
• 不用问号（除非引述），公文不"疑问"
• 慎用第一人称"我"，多用"本机关 / 本单位"或省略
• 避免口语化、网络化表达
• 数字、时间、机构名称务必准确，不用模糊词（"前段时间" / "有关方面"）

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二、撰写流程

Step A — 与用户确认要素

如果用户没说清楚，逐一问明：

1. 发文机关（全称 / 规范简称，关系到标题和落款）
2. 主送机关（一个为主，必要时抄送）
3. 事由（一句话能说清楚的核心诉求）
4. 背景与依据（上级文件 / 会议精神 / 工作部署 — 公文几乎都需要"依据"）
5. 正文要点（按事项 / 时间 / 重要性排列，每点一个段落）
6. 截止时间 / 联系人 / 反馈方式（如涉及）
7. 附件（如有）

Step B — 文种与方向交叉验证

填入这张表确认无误：

本文是从 [甲机关] 发往 [乙机关] 的 [文种]。
甲对乙的关系是 [上级/下级/不相隶属]。
该文种适用于此方向？[是/否]

否 → 换文种或换方向。

Step C — 起草正文

按 references/language_patterns.md 中的"开头—主体—结尾"三段套语组装。

通用骨架（90% 的公文适用）：

[开头：依据 + 目的]
为贯彻落实……精神 / 根据……要求 / 鉴于……情况，现就……有关事项通知如下：

[主体：分条列项]
一、……
（一）……
（二）……
二、……
三、……

[结尾：要求 / 期望 / 礼貌语]
请认真贯彻执行。
特此通知。
妥否，请批示。
此复。

结尾套语严格对应文种：

• 通知 → "特此通知" / "请认真贯彻执行"
• 请示 → "妥否，请批示" / "以上请示当否，请批复"
• 报告 → "特此报告" / "专此报告"
• 批复 → "此复"
• 函 → "此致 / 特此函达 / 盼复"

Step D — 自查

每篇定稿前过一遍 references/common_mistakes.md 的 12 条检查项。

Step E — 输出 .docx（可选）

如用户需要可直接下发的电子版，运行：

python scripts/render_docx.py --input draft.md --out final.docx --type tongzhi

脚本自动套用 GB/T 9704 字号、字体、行距、页边距。

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三、常见错误速查

错误	正确做法
报告里夹带请示事项	拆成两份：一份报告 + 一份请示
不相隶属机关用"通知"	改用"函"
标题用"关于…的通知的通知"（重复"通知"）	"XX关于…的通知"
请示一文多事	拆成多份
越级请示无理由	抄送被越过的机关，并说明理由
用"特此通知，此致敬礼" (混淆公文与信件)	公文不用"此致敬礼"
数字用阿拉伯/汉字混乱	时间、序号一般用汉字（二〇二六年）；统计数据用阿拉伯
标题加书名号	公文标题不加书名号
发文日期写"2026年5月"	必须精确到日：二〇二六年五月十三日

完整清单见 references/common_mistakes.md。

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四、与用户协作的关键问法

避免拿到模糊需求就动笔。建议提问模板：

您要写的是哪类公文？我先帮您确认三件事：

1. 发文 / 主送：是从哪个单位发到哪个单位？（影响行文方向和文种选择）
2. 核心诉求：是要"通知周知"、"请求批准"、"汇报情况"、"答复请示"，还是其他？
3. 是否有上级依据：是否有上级文件、会议精神或工作部署作为起草依据？

如果用户只说"帮我写个通知"——先问以上三点再动笔，比写完返工高效得多。

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五、目录索引

• references/document_types.md — 15 种法定文种 + 常用职场公文详解
• references/format_standard.md — GB/T 9704-2012 完整格式要素
• references/language_patterns.md — 开头 / 主体 / 结尾 套语库（按文种归类）
• references/common_mistakes.md — 12 类常见错误 + 修正示例
• examples/ — 通知 / 请示 / 报告 / 批复 / 函 / 述职报告 真实风格示例
• scripts/render_docx.py — 按 GB/T 9704 渲染 .docx